Regulamin pracy zdalnej/hybrydowej. Czy będzie obowiązkowy po nowelizacji przepisów kodeksu pracy?

(Ogłoszenie płatne) Pandemia wirusa SARS-CoV-2 przyspieszyła rewolucję w zakresie świadczenia pracy z miejsca zamieszkania. Polski ustawodawca zmodyfikował obowiązujące wcześniej fragmentaryczne regulacje dotyczące home office i opracował w sposób kompleksowy zasady dotyczące pracy zdalnej. W jaki sposób wprowadzić pracę zdalną i czy jej regulamin jest obowiązkowy?

Na czym polega praca zdalna?

Definicja pracy zdalnej znalazła się w art. 6718 k.p., jako świadczona całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. W systematyce przepisów można wyróżnić trzy rodzaje pracy zdalnej:

• pełną pracę zdalną – wykonywaną wyłącznie poza miejscem pracy;
• naprzemienną pracę zdalną – wykonywaną częściowo z miejsca pracy, a częściowo poza nim;
• okazjonalną pracę zdalną – wykonywaną poza miejscem pracy na żądanie pracownika i w ograniczonym wymiarze czasu (maksymalnie 24 dni w roku kalendarzowym).

Każdy z tych modeli ma swoją specyfikę i będzie nieco się od siebie różnił, jeżeli chodzi o prawa i obowiązki pracowników i pracodawcy. Aby sprawnie zaimplementować pracę zdalną w firmie należy rozważyć stworzenie regulaminu pracy zdalnej.

W jaki sposób pracodawca powinien wprowadzić pracę zdalną w zakładzie pracy?

Zasady wprowadzania regulaminu pracy zdalnej znalazły się w art. 6720 k.p. Zgodnie z tym przepisem powinno je określać porozumienie zawarte między pracodawcą i zakładową organizacją związkową (lub organizacjami, jeżeli u danego pracodawcy działa ich kilka). Jeżeli nie jest możliwe uzgodnienie reguł porozumienia ze wszystkimi organizacjami, pracodawca ma obowiązek konsultować je z organizacjami reprezentatywnymi, czyli takimi, które zrzeszają minimum 5% zatrudnionych pracowników.

Konstrukcja już nad rzeką Odeszli w ostatnich dniach…

Regulamin pracy zdalnej stanowi alternatywę dla porozumienia, jeżeli w terminie 30 dni właściwa organizacja związkowa nie ustosunkuje się do przedstawionego jej projektu albo w sytuacji, kiedy w zakładzie pracy nie funkcjonują żadne organizacje związkowe. W tym ostatnim wariancie pracodawca powinien porozumieć się z przedstawicielami pracowników.

Co powinno znaleźć się w regulaminie pracy zdalnej?

Minimalna treść regulaminu pracy zdalnej lub porozumienia została wskazana w treści art. 6720 §6 k.p. i obejmuje:

• grupę lub grupy pracowników, którzy mogą być objęci pracą zdalną;
• zasady pokrywania przez pracodawcę kosztów ponoszonych przez pracownika w związku ze świadczeniem pracy zdalnej (m.in. materiały, narzędzia, urządzenia techniczne, a także instalacja, serwis i konserwacja sprzętu);
• zasady ustalania ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu w związku z wykorzystaniem materiałów lub sprzętów należących do pracownika;
• zasady porozumiewania się pracodawcy i pracownika, w szczególności potwierdzania obecności w miejscu pracy;
• zasady kontroli pracy zdalnej wykonywanej przez pracownika;
• zasady kontroli pracownika w zakresie BHP oraz przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych;
• zasady instalacji, inwentaryzacji, konserwacji, aktualizacji oprogramowania i serwisu powierzonych pracownikowi narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych.

Warto pamiętać, że ustawowy szablon nie w każdym przypadku będzie wystarczający. Prawidłowo skonstruowany regulamin pracy zdalnej powinien uwzględniać specyfikę funkcjonowania konkretnego zakładu pracy i branży w której on operuje. Dobrym przykładem uzupełnienia zasad wykonywania pracy zdalnej jest doprecyzowanie pracy hybrydowej poprzez wskazanie np.:

• ile dni w miesiącu pracownik może wykonywać pracę zdalną naprzemienną;
• jaka jest dopuszczalna proporcja pracy home office do pracy stacjonarnej;
• w jaki sposób pracownik ma zgłaszać chęć skorzystania z pracy zdalnej naprzemiennej.

Czy regulamin pracy zdalnej jest obowiązkowy?

Co dzieje się w sytuacji, kiedy pracodawca nie zdecydował się na wprowadzenie regulaminu pracy zdalnej i nie zawarto też porozumienia z organizację związkową lub pracownikami? Czy to oznacza, że w danym zakładzie pracy praca zdalna nie występuje? Kodeks pracy dopuszcza możliwość zastosowania przepisów o pracy zdalnej również w takiej sytuacji, ale wtedy jej warunki są określane indywidualnie w:

• poleceniu wykonywania pracy zdalnej;
• porozumieniu zawartym z pracownikiem.

Polecenie pracy zdalnej

Polecenie pracy zdalnej zostało przewidziane w art. 6719 §3 k.p. i dotyczy m.in. sytuacji stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego lub epidemii, a także w okresie, kiedy w miejscu pracy nie jest możliwe zapewnienie pracownikowi właściwych zasad BHP. Polecenie pracy zdalnej jest wydawane arbitralnie i pracodawca może cofnąć je w każdym czasie z zachowaniem co najmniej 2-dniowego wyprzedzenia.

Porozumienie z pracownikiem

Z kolei porozumienie w zakresie wprowadzenia indywidualnej pracy zdalnej przewiduje art. 6719 §2 k.p. Wniosek o skierowanie pracownika na pracę zdalną mogą złożyć obie strony stosunku pracy. Zarówno pracodawca, jak i pracownik mogą wystąpić z wiążącym wnioskiem o zmianę wykonywania pracy zdalnej na pracę stacjonarną i przywrócenie poprzednich warunków pracy.

W razie braku porozumienia przywrócenie poprzednich warunków pracy następuje z upływem 30 dni od dnia otrzymania wniosku. Pracodawca co do zasady nie może zażądać przywrócenia pracy stacjonarnej jedynie w stosunku do pracowników objętych szczególną ochroną, np. pracownicy w ciąży lub pracownika wychowującego dziecko do 4. roku życia.

Zarówno w treści polecenia służbowego, jak i porozumienia należy uwzględnić większość kwestii, które powinny zostać uregulowane na mocy regulaminu lub porozumienia. Z oczywistych względów pomija się jedynie grupy pracowników objętych pracą zdalną, ponieważ będzie ona dotyczyła wyłącznie wybranych pracowników.

Indywidualnie ustalana praca zdalna może być dobrym rozwiązaniem przede wszystkim w firmach, które zatrudniają pracowników na bardzo zróżnicowanych, kreatywnych stanowiskach. W tych przypadkach stworzenie jednego, ujednoliconego regulaminu pracy jest praktycznie niemożliwe.

Pomimo wprowadzenia do kodeksu pracy całego obszernego rozdziału poświęconego pracy zdalnej nadal ten model wykonywania obowiązków przez pracowników budzi wiele wątpliwości. Firma, która chce mieć pewność, że postępuje w zgodzie z obowiązującymi przepisami, powinna rozważyć zlecenie sporządzenia takiego dokumentu oraz jego regularnego audytowania kancelarii prawnej.

(Fot. materiały prasowe)