Zalety elektronicznej archiwizacji dokumentów

(Ogłoszenie płatne) Cyfrowa archiwizacja dokumentów to rozwiązanie, które przynosi liczne korzyści firmom działającym w różnych sektorach gospodarki. Dlaczego warto zdecydować się na archiwizowanie w formie elektronicznej? Co można dzięki temu zyskać? Prezentujemy najważniejsze korzyści.

Archiwizacja dokumentów elektronicznych – wygoda dla użytkownika

Archiwizacja dokumentów elektronicznych jest przede wszystkim wygodnym rozwiązaniem. Zapewnia stały dostęp do potrzebnych danych bez konieczności ich żmudnego poszukiwania i przeglądania wielu dokumentów w wersji papierowej. Kolejną ważną zaletą jest zminimalizowanie zapotrzebowania na miejsce niezbędne do przechowywania tradycyjnej dokumentacji.

W takim przypadku nie tylko trzeba wygospodarować przestrzeń (co w firmach o dużych potrzebach archiwizacyjnych może być sporym wyzwaniem), ale także zadbać o jej prawidłowe zabezpieczenie. Chodzi m.in. o przyznanie dostępu do archiwum wybranym pracownikom. W przypadku archiwizacji dokumentów elektronicznych jest to dużo łatwiejsze i wygodniejsze.

Gdzie będą przechowywane dane archiwalne?

Wśród najpopularniejszych miejsc przechowywania archiwalnych danych elektronicznych można wskazać dwa popularne modele:

Zmiana przebiegu Małego Szlaku Beskidzkiego Rzeczniczka PG: prokuratura chce przesłuchać prezydenta jako świadka ws. niedopuszczenia sędziów TK do orzekania

• usługi chmurowe (SaaS),
• aplikacja serwerowa instalowana lokalnie (on-premise).

Konieczne jest zadbanie o najwyższe standardy bezpieczeństwa archiwizacji. Jest to ważne nie tylko ze względów czysto praktycznych, ale także pozwala spełnić wymogi formalne. Firmowe archiwa mogą podlegać kontrolom i audytom, które weryfikują, czy dokumentacja jest przechowywana w prawidłowy sposób.

Należy także pamiętać, że archiwizowane faktury muszą spełniać trzy podstawowe warunki, czyli:

• autentyczność (wystawca musi być możliwy do zidentyfikowania),
• integralność (treść dokumentu nie może być modyfikowana),
• czytelność (faktura musi być zrozumiała dla człowieka, a nie tylko dla systemu komputerowego).

Dotyczy to każdego rodzaju faktur – bez względu na ich formę.

Jakie korzyści daje archiwizacja dokumentów elektronicznych?

Wśród zalet cyfrowej archiwizacji danych można wskazać poniższe.

• Firma ma wybór pomiędzy usługą w modelu chmurowym a serwerowym.
• Możliwość archiwizacji danych w wybranym formacie.
• Korzystanie z dobrze dobranych rozwiązań daje gwarancję zachowania najwyższych standardów bezpieczeństwa.
• Możliwość korzystania ze zintegrowanego interfejsu do usługi EDI (elektronicznej wymiany danych).
• Zgodność warunków archiwizacji z dyrektywą UE 2010/45/UE.
• Możliwość drukowania kopii archiwizowanych dokumentów elektronicznych.
• Zapewnienie pełnej integralności danych w każdym momencie.
• Możliwość przechowywania dokumentów przez tyle czasu, ile jest to potrzebne lub wymagane przepisami.
• Dostęp do archiwum online z każdego miejsca i o każdej porze.
• Możliwość podglądu w razie potrzeby oraz pobierania oryginalnych dokumentów z archiwum.

Aby osiągnąć wszystkie powyższe korzyści, zawsze należy wybierać rozwiązania dostarczane przez doświadczonych ekspertów.

Dowiedz się więcej na stronie: https://www.editel.pl/rozwiaza...

Jak wybrać dostawcę usług archiwizacyjnych?

Warto przede wszystkim postawić na współpracę z firmą, która zna aktualne regulacje dotyczące archiwizowania dokumentów w formie cyfrowej. Jest to bardzo ważny warunek, ponieważ pozwala spełnić wymogi narzucane przez ustawę i unijne regulacje. Najlepiej nawiązać współpracę z dostawcą, który doskonale zna prawo dotyczące konkretnej branży, w której działa Twoja firma. Inne wymogi mogą bowiem obowiązywać w administracji publicznej, a inne np. w transporcie i logistyce.